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Déclaration de confidentialité de Nopha Group B.V.

Version 24 mai 2018

La présente politique s'applique à Nopha Group BV ainsi qu’aux filiales Nophadrain BV, Nophadrain Industrial BV et Sedumkwekerij Sedumdirect BV, dénommées ci-après conjointement Nopha Group. Le siège de Nopha Group se situe Mercuriusstraat 10, 6468 ER Kerkrade, aux Pays-Bas, numéro de téléphone +31 (0)45 535 5030. La présente politique s’applique aux sites Internet et aux boutiques en ligne de Nopha Group et de manière générale, à toute la communication menée par Nopha Group.

RGPD 25 mai 2018
Pour pouvoir vous servir au mieux, vous et votre entreprise, il est indispensable que nous conservions et utilisions, chez Nopha Group, vos coordonnées ainsi que d’autres informations. Nous voulons à cet égard évidemment aussi respecter votre vie privée. Nous souhaitons par conséquent respecter la nouvelle législation européenne sur la protection des données à caractère personnel, le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Cette réglementation entrera en vigueur le 25 mai 2018.

La référence officielle du RGPD est libellée comme suit : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Des informations complémentaires sont à tout moment disponibles sur le site Internet de la Commission de la vie privée : https://www.privacycommission.be/fr/reglement-general-sur-la-protection-des-donnees-0. Nopha Group collecte et utilise des données à caractère personnel uniquement à des fins précises. Nous nous limitons toujours à ce qui est réellement nécessaire.

Sécurité des données?
Toutes les données que vous nous confiez sont scrupuleusement protégées, tant dans leur version numérique que physique. Une personne qui n'a pas lieu d'utiliser vos données ne peut pas y accéder. Lorsque nous transmettons vos données à un tiers – vous découvrirez ci-dessous pourquoi et quand nous le faisons – nous exigeons alors que ce tiers traite vos données aussi scrupuleusement que nous et qu'il les utilise uniquement aux fins auxquelles il les a reçues.

Les mécanismes de contrôle nécessaires, tant logiciels que manuels, sont présents afin de surveiller la qualité des données. Un délai de conservation est fixé en fonction du type d’information, après quoi les données collectées sont entièrement et définitivement supprimées. Les données à caractère personnel sont le plus possible conservées et traitées en interne.

Les questions concernant les traitements auxquels nous soumettons vos données à caractère personnel ou les demandes pour corriger, consulter, compléter ou supprimer ces données peuvent être adressées, accompagnées d'une motivation, à notre Data Privacy Officer, par un e-mail envoyé à privacy@nophadrain.nl ou par courrier à Nopha Group, Data Privacy Officer, Postbus 3016, 6460 HA Kerkrade (Pays-Bas). Votre demande sera traitée dans les quatre semaines, sauf si ce délai n’est pas réalisable par des circonstances indépendantes de notre volonté ou si des conflits surviennent avec la protection de la vie privée d’autres personnes ou si la transmission des informations est interdite par la loi. Dans ce cas, vous en serez informé(e) dans les quatre semaines.

En tant que personne concernée, vous avez à tout moment le droit d’être informé(e) des données que nous recueillons vous concernant. Vous pouvez les demander, les corriger ou les faire supprimer totalement. Si vous estimez que Nopha Group ne traite pas vos données à caractère personnel de manière légitime ou qu’elle commet d’une quelconque autre manière une infraction à la loi et à la réglementation, vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission de protection de la vie privée.

Que faisons-nous avec vos données ?
Nous utilisons vos données à différentes fins. Il s’agit ici par exemple de données que nous avons reçues de votre part en tant que client ou client potentiel, fournisseur ou fournisseur potentiel, mais également de données suite à votre visite sur notre boutique en ligne et/ou à des demandes d’envoi d‘informations.

Accord contractuel
Dans le cadre de nos accords contractuels, nous conservons évidemment des coordonnées afin de communiquer avec nos clients, fournisseurs et partenaires. Nous utilisons également ces données pour continuer de vous informer sur des produits et des services qui sont en phase avec le contrat que nous avons conclu avec vous.

Autorisation (clients potentiels)
Vous n’êtes pas client, mais nous avons reçu vos coordonnées par exemple au moyen d’une carte de visite que vous nous avez remise, d’un formulaire à compléter sur notre site Internet, d’entretiens directs ou par téléphone, d’une fonction de chat sur notre site Internet ou par e-mail ? Vous nous donnez alors l’autorisation de vous inclure dans notre fichier CRM (Customer Relationship Management System) en tant que « client potentiel » ou « fournisseur potentiel ». Vous recevrez un e-mail de confirmation à ce sujet. Les données à caractère personnel qui sont enregistrées sont votre nom, adresse, numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone mobile, numéro de fax et adresse e-mail.

Nous utilisons ces informations pour vous contacter et vous informer sur les produits et les prix, afin de vous envoyer des bulletins d’information et éventuellement vous envoyer des invitations à des salons et à des réunions.

Même si vous nous avez donné l’autorisation d’utiliser vos données, vous pouvez à tout moment retirer cette autorisation. Si nous vous envoyons une bulletin d’information avec votre accord, vous pouvez simplement vous désabonner à l’envoi de cette lettre d’information.

Les différentes manières de collecter des données à caractère personnel via différents moyens sont plus amplement décrites ci-dessous.

Site(s) Internet de Nophadrain
Lorsque vous consultez www.nophadrain.fr au une autre sites de Nopha Group, nous aimerions savoir laquelle de nos activités vous intéresse.

Nous travaillons avec un partenaire qui analyse les données des visites sur notre site Internet. Nous traitons les données de manière anonyme. Nous utilisons à cet effet des cookies. Les cookies permettent de reconnaître votre navigateur web. Lorsque nous parlons ci-après de « cookies », nous faisons également référence à d'autres techniques comparables. C’est pratique, car vous ne devez par exemple pas à chaque fois saisir vos coordonnées, indiquer vos préférences, placer de nouveaux des produits dans votre panier ou modifier vos paramètres. Cela nous permet également de mieux faire fonctionner notre site Internet, d’avoir un aperçu du comportement des visiteurs de notre site Internet et d’autres parties peuvent avoir un aperçu de votre comportement sur le net afin de continuer d'optimiser le site Internet et de mieux mesurer les campagnes publicitaires via les moteurs de recherche.

Nophadrain applique une politique séparée en matière de cookies.

Service clients
Vous pouvez nous appeler, nous envoyer un e-mail ou chatter. Vous pouvez également compléter un formulaire de contact. Pour pouvoir vous aider rapidement en cas de questions, nous utilisons vos données et faisons des annotations que nous conservons. Ainsi, la prochaine fois que vous nous contactez, nous pouvons vous répondre plus rapidement. Les e-mails sont enregistrés (durant une période de maximum 7 ans).

Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez également nous contacter par le biais d’une application de discussion en ligne (chat) sur nos sites Internet/notre boutique en ligne. La fonction de chat est une application de Zendesk, Inc. (précédemment Zopim). Nous utilisons le chat afin de vous offrir une possibilité de contact supplémentaire. Le chat permet en outre de vous suivre en tant que visiteur sur le site Internet. Nous n’utilisons néanmoins pas cette fonction, bien que ce soit une fonction standard de l’application. Nophadrain a paramétré le chat de façon à ce que vous n’ayez pas à donner votre autorisation, avant que des cookies soient installés et que votre adresse IP puisse être suivie. Vous pouvez aussi retirer vous-même votre autorisation. Les messages par chat sont conservés au maximum 1 an, après quoi ils sont effacés.

Un contrat de sous-traitance a été conclu avec Zendesk, Inc. (précédemment Zopim) afin de garantir la protection de vos données à caractère personnel. Vous trouverez des informations complémentaires sur le site Internet de Zendesk, Inc. (précédemment Zopim), à l’adresse : https://www.zendesk.com/company/customers-partners/privacy-policy/ .

Réseaux sociaux
Lorsque vous utilisez des réseaux sociaux, par exemple Twitter ou Facebook, vous pouvez vous connecter avec votre compte à certains endroits sur notre site Internet. Si, une fois connecté, vous indiquez qu'un article vous intéresse, cet article apparaîtra sur votre compte du réseau social concerné. Nous n’avons pas accès à votre compte du réseau social, mais vous pouvez néanmoins partager avec vos amis/abonnés des choses que vous trouvez intéressantes. Si votre réseau social nous pose une question et si nous avons connaissance de cette question, nous conservons alors ce message (qui contient le nom de votre compte) afin que nous puissions y répondre.

Cartes de visite salons / visites
Nous recevons régulièrement des cartes de visite. Généralement, cela se passe à l’occasion d’un salon ou d’un rendez-vous. Nous attachons ces cartes de visite à ce que nous appelons un « formulaire de lead » que vous complétez vous-même et signez. Vous nous donnez ainsi l’autorisation de vous contacter et de vous envoyer des informations sur nos produits et sur notre entreprise. Nous conservons vos données pendant maximum 7 ans.

Données d‘identité
Pour des raisons de sécurité, nous sommes tenus d'enregistrer les données d’identité de tous les visiteurs. Les visiteurs s’inscrivent avec leur nom de famille et le nom de leur entreprise qui sont conservés par le département du bureau d’entreprise dans un répertoire prévu à cet effet et sécurisé. Ces informations sont conservées pendant maximum 6 mois. Sauf si vous avez donné expressément votre autorisation à cet effet, ces informations ne sont pas utilisées à d‘autres fins.

Autour et à l’intérieur de nos bâtiments, des caméras de télésurveillance (CCTV) ont été installées. Les enregistrements de ces caméras sont conservés durant maximum 4 semaines et sont uniquement consultés et visualisés en cas d’incident. Le Règlements relatif à la surveillance par caméras donne une description détaillée des tâches, responsabilités et procédures concernant la surveillance par caméras sur les terrains et dans les bâtiments de Nophadrain BV, Kerkrade, en vue d’une utilisation méticuleuse du système de caméras et de la protection de la vie privée.

Les données à caractère personnel que vous nous confiez en tant que client afin de les traiter à votre demande sont exclusivement utilisées pour la mission que vous avez clairement décrite. Ces données ne sont pas utilisées à d’autres fins. Nous protégeons toutes les données à caractère personnel recueillies, en tant qu’informations extrêmement confidentielles.

Tous les salariés et partenaires de Nopha Group signent, lors de la conclusion d’un contrat de travail, un contrat de confidentialité où ils s’engagent à toujours traiter de manière confidentielle les informations dont ils prennent connaissance dans le cadre de leur travail pour Nopha Group. Ils suivent à cet effet un certain nombre de consignes claires et sont régulièrement formés et sensibilisés quant à leurs responsabilités.

Nopha Group dispose d’une infrastructure informatique fortement sécurisée qui est gérée par une partie externe (comme vous pourrez le lire ci-dessous, nous concluons avec les tiers qui sous-traitent des données à caractère personnel pour nous ce que nous appelons un contrat de sous-traitance).

Tiers
Si pour certains services, Nopha Group fait appel à des parties externes, des partenaires ou des sous-traitants, ceux-ci sont minutieusement contrôlés et informés de leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des données. Si vos données leur sont confiées, ils reçoivent une mission claire et ces données seront exclusivement utilisées à ces fins. Des contrats de sous-traitance sont établis à cet effet. Vos données sont enregistrées avec le plus grand soin et traitées de façon à garantir qu'elles sont correctes et actuelles et nous ne les conservons pas plus longtemps que ce qui est nécessaire pour l'objectif visé.

Des données sont uniquement transmises à des parties externes dans le cadre d’un partenariat sûr (par exemple une offre commerciale que nous réalisons ensemble avec un partenaire et pour laquelle nos données de contact commerciales sont également partagées avec le partenaire) ou une mission clairement décrite dans un contrat réalisé sous notre responsabilité (par exemple le traitement des visites sur notre site Internet). Vos données à caractère personnel mentionnées ici ne sont jamais transférées en dehors de l’UE sans votre consentement.

Mise à jour de la politique de confidentialité
Nous mettons régulièrement cette déclaration à jour de façon à ce qu’elle donne un aperçu clair de nos intentions et de notre mode de travail qui sont toujours mis en conformité avec la réglementation. Nous vous suggérons par conséquent de consulter de temps en temps ce texte lorsque vous vous rendez sur notre site Internet ou lorsque vous utilisez un de nos services en ligne.

Copyright : Nopha Group BV – Mercuriusstraat 10 -6468 ER Kerkrade (NL) – V24-05-2018